Privacyregelement

Privacyregelement SPC CASA

 

  1. Begripsbepalingen
  2. Reikwijdte
  3. Doel
  4. Vertegenwoordiging
  5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
  6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene
  7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
  8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
  9. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging
  10. Bewaartermijn van gegevens
  11. Beveiliging
  12. Klachten
  13. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

 

 

  1. Begripsbepalingen
  • Persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
  • Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens.
  • Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.
  • Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
  • Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking hebben op betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger.
  • Derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke, of als opdrachtnemer gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
  • Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
  • Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende ondubbelzinnige toestemming waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Autoriteit Persoonsgegevens: Instantie dat wettelijk tot taak heeft toe te zien op de verwerking van de persoonsgegevens en datalekken.
  • AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

 

 

  1. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het gaat zowel om persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

 

  1. Doel

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit reglement is van toepassing binnen SPC-CASA en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, hun wettelijke vertegenwoordiger(s), hun partner/familieleden, alsmede van hun behandelaar.

 

  1. Vertegenwoordiging

Cliënten die niet in staat of bevoegd zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, worden bij de toepassing van dit reglement als volgt vertegenwoordigd.

  • Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd in plaats van de betrokkene op.
  • Hetzelfde geldt voor de betrokkene, die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar nog niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
  • Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders/ voogd op.
  • Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van zestien tot achttien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen dienen ouder(s) en/of voogd te worden beschouwd als derden.
  • Indien de betrokkene achttien jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in de volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
  • De curator, bewindvoerder of mentor indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt.
  • De persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt.
  • De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt.
  • Een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.

 

  • Ook indien de betrokkene die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger op te treden.
  • De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijden worden ingetrokken.
  • De persoon, die in de plaats van de betrokkene optreedt, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.
  • Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger.

 

  1. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

Teneinde de verwerking van persoonsgegevens te voorzien van een rechtmatige basis, zal SPC-CASA zich aan de volgende regels houden:

  • Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  • Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
  • Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen binnen het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt bewerkstelligd.
  • De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
  • De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens, zich contractueel gebonden houdt aan dit reglement.

 

  1. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene

Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene over de wijze waarop SPC-CASA met de persoonsgegevens omgaat. Voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen medewerkers van SPC-CASA is geen expliciete toestemming van betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen betrokkene en SPC-CASA en noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging van betrokkene dan wel het beheer en management van SPC-CASA.

 

  1. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van persoonsgegevens aan personen buiten SPC-CASA of aan andere instellingen is de toestemming van betrokkene vereist.

 

  1. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
  • De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van, alsmede het recht op verstrekking van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens.
  • De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden, respectievelijk worden verstrekt door de directie van SPC-CASA (na vertonen van een geldig legitimatiebewijs).
  • Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker. Een besluit tot weigering of beperking van inzage en afschrift wordt genomen door Claudia Bodde van SPC-CASA.
  • Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

 

  1. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging
  • Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd.
  • De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. Correcties moeten door SPC-CASA worden doorgegeven aan derden, indien zij de onjuiste gegevens hebben ontvangen.
  • De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk gemotiveerd.
  • Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden na honorering uitgevoerd.

 

  1. Bewaartermijn van gegevens
  • Persoonsgegevens worden tot vijf jaar na beëindiging van het contract met de betrokkene bewaard.
  • Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken worden de persoonsgegevens vernietigd.

 

  1. Beveiliging

De AVG verplicht de verantwoordelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen. De volgende bepalingen gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:

  • Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de verzameling.
  • Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens.
  • Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden of ruimten.
  • Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk wachtwoord te zien.
  • Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden via beveiligde e-mail (ZIVVER).
  • Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.
  • CASA werkt met het digitale cliëntdossier CLIENDO. Hiervan krijgen ouders/verzorgers een eigen wachtwoord zodat er kan worden meegekeken met SPC-CASA. SPC-CASA streeft naar een zo transparant mogelijke communicatie. Ouders/verzorgers kunnen ook zelf op het cliëntsysteem informatie plaatsen over hun kind/pleegkind.

 

In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en stagiaires en ZZP-ers. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te maken met het van kracht zijn van dit reglement.

 

 

  1. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd kan hij zich wenden tot:

  • De verantwoordelijke.
  • Autoriteit Persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

  1. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement
  • Wijziging van dit reglement wordt aangebracht door de verantwoordelijke.
  • De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.